Gestione visitatori: i vantaggi di una soluzione integrata

I software gestionali sono sempre più diffusi perché il loro vantaggio è evidente: semplificano e ottimizzano processi che, se svolti manualmente, introducono errori e impediscono al personale di dedicarsi ad attività a più alto valore aggiunto. In particolare, per quanto riguarda la logistica, in cui l’utilizzo di metodi tradizionali richiede considerevoli sforzi, mentre la tecnologia permette di orchestrare tutto in pochi istanti. Un esempio molto interessante sono i guest management system, software di gestione visitatori. In questo approfondimento vedremo quali funzionalità offrono e i vantaggi derivanti dalla loro integrazione in azienda.

Come funziona un guest management system?

Un software di gestione visitatori è uno strumento ideato per aiutare aziende e organizzazioni a utilizzare i dati relativi alla presenza di ospiti in modo ottimizzato. Nati per sostituirsi al personale nelle semplici operazioni di routine, oggi questi sistemi offrono una gestione centralizzata e avanzata di tutta l’organizzazione di ospiti, sia permettendo l’ingresso in completa autonomia, sia fornendo supporto operativo a receptionist e personale. Per esempio Far Booking, attraverso il modulo Far Welcome, permette di gestire digitalmente gli ospiti, dalle fasi di benvenuto e accreditamento fino alla stampa dei badge e la gestione degli accessi al Wi-Fi.

I reali vantaggi dei software di gestione visitatori

Sarebbe riduttivo catalogare questi strumenti come semplici software di gestione delle visite, dal momento che offrono molto più, soprattutto se integrati con altri sistemi facilitatori della logistica come quelli di desk booking.

1.      Fidelizza visitatori e personale

Al giorno d’oggi prendersi cura dei clienti attraverso un approccio tempestivo e omnicanale risulta essere d’importanza prioritaria per aziende, imprese e organizzazioni. Si tratta di uno dei valori che, più tra tutti, permette di guadagnare un vantaggio competitivo: oggi le persone tendono ad avere un’impressione positiva quando la burocrazia, anche quella interna, viene snellita grazie all’introduzione di automatismi.

2.      Semplifica il rapporto pubblico, aziende, fornitori e così via

Con il ritorno agli appuntamenti in presenza, alle visite aziendali e in generale al normale flusso di visitatori, in un contesto di gestione fluida l’organizzazione rischia di diventare più complessa, soprattutto se, per esempio, si deve coordinare la disponibilità di una sala riunioni con l’appuntamento che prevede ospiti e magari la presenza in sede di personale che opera in parziale smart working. Un guest management system integrato con un buon booking system permette di orchestrare il tutto in modo efficiente e veloce. Il sistema invierà direttamente agli interessati gli appuntamenti e le richieste di conferma, senza bisogno di ulteriori interventi. Tutte funzionalità che si ritrovano in Far Booking, che può essere utilizzato per la gestione completa della logistica e delle risorse aziendali.

3.      Elimina errori e sovrapposizioni

La gestione manuale è pur sempre passibile di piccoli errori e dimenticanze che possono causare spiacevoli conseguenze, anche in termini di immagine. Il software riduce al minimo questa evenienza e favorisce un rapporto diretto con ospiti e personale interessato, accorciando le distanze tipiche di una gestione manuale.

4.      Ottimizza l’uso delle risorse

Chi gestisce le infrastrutture potrà dedicarsi ad attività a più alto valore aggiunto, lasciando svolgere la parte più onerosa e impegnativa al software. Questo consente di acquisire un vantaggio competitivo considerevole, che si ripercuoterà positivamente sulla qualità complessiva dell’esperienza dei visitatori.

5.      Consente di “guardare al futuro”

Di conseguenza la gestione potrà dedicarsi a 360 gradi alla crescita della propria organizzazione, volgendo lo sguardo al futuro e pianificando investimenti e miglioramenti. Grazie alla riduzione dei carichi di lavoro, diventa finalmente possibile concentrarsi appieno sulla clientela e proiettare la propria azienda in modo più competitivo sul mercato.

Far Welcome, il guest management system efficiente e completo

Oggi un sistema di gestione degli ospiti non può fermarsi alla semplice riduzione del paperwork necessario per l’organizzazione e la logistica: deve offrire un sistema completo in grado di accogliere gli ospiti, anche in modo autonomo, coordinare le risorse e mettere a disposizione i servizi disponibili, il tutto in tempo reale e con il minor intervento umano possibile.

Far Welcome risponde a tutte queste esigenze, già da prima dell’arrivo in sede: permette infatti di inviare all’ospite i dettagli necessari per un self check-in attraverso un codice QR. Il totem di accoglienza in dotazione permette, attraverso questo codice, di stampare un badge con i dati di servizio, per esempio il codice di accesso alla rete Wi-Fi e un nuovo codice per il checkout.

Dal punto di vista software, Far Booking offre anche la possibilità di operare manualmente per receptionist e personale dedicato, così da migliorare l’esperienza anche in caso di malfunzionamenti o di ospiti sprovvisti dei dati. Inoltre, attraverso una dashboard dedicata è possibile per gli operatori visualizzare in qualsiasi momento le persone entrate, uscite e presenti. Attraverso l’integrazione con Far Booking è possibile gestire anche sale e risorse con un ecosistema unico e coerente. Naturalmente il tutto può essere personalizzato per integrarsi al meglio alle diverse esigenze aziendali, anche attraverso un pratico sistema a moduli per aggiungere funzionalità.