Come risolvere il problema degli afflussi con le App di gestione prenotazioni

Le app di gestione prenotazioni sono diventate molto popolari nelle aziende che, per varie esigenze, desiderano ottimizzare operazioni complesse come la gestione dei flussi e la disponibilità di spazi comuni. Sono app versatili e pensate per migliorare l’organizzazione delle giornate lavorative e rendere più semplici le prenotazioni di spazi e risorse da ogni luogo e in qualsiasi momento.

Caratteristiche delle app di gestione prenotazioni

L’obiettivo principale di queste app di gestione prenotazioni è quello di favorire le prenotazioni anche dall’esterno, ovvero da parte dei fruitori del servizio, consentendo loro di non doversi necessariamente recare di persona al desk ma di procedere da remoto, via app per l’appunto. Grazie a queste soluzioni, oggi bastano un dispositivo e una connessione a Internet per favorire l’uso delle risorse aziendali, recependo istantaneamente le richieste e riducendo i carichi di lavoro e i rallentamenti tipici derivanti da questo tipo di operazioni aziendali.

Inoltre, le App per la gestione delle prenotazioni come Far Booking, che offrono un sistema gestionale completo per gli operatori, permettono di ridurre il carico di lavoro, migliorandone i risultati e l’efficienza. Proprio per questo sono sviluppate attraverso sistemi intelligenti di automazione, integrati a interfacce intuitive, per favorire il lavoro dell’addetto al controllo dei flussi. Sono pensate per archiviare e rendicontare attraverso panoramiche periodiche i dati di accesso e permettono, quindi, di ottenere un’organizzazione ottimizzata delle attività di desk booking.

Desk booking e welfare aziendale

L’obiettivo delle app che svolgono attività di desk booking è proprio quello di migliorare la gestione interna di attività aziendali di routine, come la prenotazione delle sale riunioni. Laddove vi siano flussi ingenti di persone, soprattutto quando queste devono fruire di spazi e risorse condivise, è ovvio che la possibilità di commettere errori manuali sia sempre dietro l’angolo. Dopotutto bastano un semplice errore di inserimento o una distrazione per causare spiacevoli accavallamenti e over-booking, che si ripercuotono negativamente su tutto il flusso di lavoro aziendale.

Ecco perché possiamo considerare queste app come strumenti ideali di miglioramento del welfare aziendale, dal momento che permettono un uso più semplice e agile delle risorse aziendali per tutte le persone: dipendenti, collaboratori, clienti e fornitori. Inoltre, semplificano il lavoro degli operatori, riducono i tempi di gestione per le risorse coinvolte e permettono un focus più attento e produttivo da parte dei dipendenti.

Dopotutto il mercato diventa sempre più competitivo e, giorno dopo giorno, pone le aziende dinanzi a sfide di miglioramento della produttività, un valore perseguibile solamente ponendo i collaboratori nelle migliori condizioni di lavoro possibili. Questo non coincide sempre e solo con il welfare tradizionale che, oggi, dovrebbe esser dato per scontato, ma anche con automazioni che facilitano l’accesso alle risorse, come nel caso della gestione delle prenotazioni della sala riunioni.

Far Booking facilita ciascuno di questi aspetti, permettendo un accesso semplice e agile alla prenotazione di tutte le risorse aziendali, come scrivanie, locker e stanza, ma anche offrendo sistemi di gestione automatica dei flussi, come i totem per l’autenticazione, attraverso la funzionalità Far Welcome.

L’evoluzione dell’ambiente di lavoro

Il lavoro evolve rapidamente e con esso anche le consuetudini interne di gestione dei flussi e delle risorse umane. Al giorno d’oggi per le aziende è di fondamentale importanza elevare la propria competitività, fornendo ai collaboratori risorse di ottimizzazione del carico di lavoro per migliorarne la qualità e le tempistiche di completamento delle mansioni.

Tutto questo può avvenire cambiando piccoli aspetti che sono stati considerati tradizionalmente problematici, proprio come nel caso delle app di gestione delle prenotazioni. Si tratta di cambiamenti apparentemente minori che, tuttavia, possono portare risultati più che notevoli, proprio perché riducono i tempi destinati ad attività a basso valore aggiunto. Pensiamo per esempio alla semplicità per un utente di poter scegliere comodamente la sala riunioni da casa o dalla propria postazione anziché doversi recare, o comunque contattare, l’ufficio logistica, la reception o l’office manager e cercare di incrociare le agende in modo tradizionale.

Per le risorse umane il tutto si traduce in un miglioramento generalizzato dell’ambiente di lavoro, dal momento che una work-experience di questo tipo consente un notevole risparmio di tempo, risorse ed energie per attività non direttamente correlate alle proprie mansioni.