Cos’è la workplace experience e perché è importante

Con l’avvento dello Smart working e del lavoro agile, fenomeni che in Italia hanno preso piede soprattutto negli ultimi anni, sono inevitabilmente cambiate e le nostre abitudini e si è cominciato a parlare di un modello di lavoro ibrido, che permette di poter svolgere diverse mansioni sia da casa sia in ufficio. Per questo motivo oggi è importante che l’ufficio rappresenti un luogo piacevole, dove i dipendenti possano usufruire di un’esperienza di qualità.

In altre parole, con molte persone oramai abituate a lavorare da casa, è di vitale importanza che le aziende trovino nuovi modi per incoraggiare collaboratori e dipendenti a tornare in ufficio. La workplace experience è dunque diventata cruciale in un modello di lavoro ibrido: oggi scopriamo che cos’è e qualche consiglio per una migliore pianificazione.

Che cos’è la Workplace experience

Che il mondo del lavoro negli ultimi due anni sia mutato è sotto gli occhi di tutti: molte aziende hanno adottato modelli di lavoro ibridi, inserendo la possibilità di lavorare da casa solitamente per 1-2 giorni a settimana. Tuttavia, al tempo stesso si riconoscono ancora i benefici di avere i collaboratori in ufficio, luogo che favorisce le interazioni fra il team e che può stimolare cambiamento, innovazione e sinergia.

Ma come fare a incentivare il ritorno in ufficio, magari in modalità ibrida? Con una workplace experience efficace, un’esperienza che stimoli collaboratori e favorisca il senso di appartenenza e di attaccamento all’azienda.

Nel pratico, per migliorare l’esperienza di lavoro occorre che un’azienda lavori su diversi fronti, in particolare su tre asset fondamentali: spazio, tecnologia e rapporti personali. Garantire spazi e ambienti piacevoli, con sistemi e strumenti utili a svolgere il proprio lavoro e favorire relazioni positive, grazie a politiche e standard al passo con i tempi, è la chiave per rendere l’ufficio un luogo stimolante anche in un’era dove il lavoro da casa è diventato quasi irrinunciabile.

Workplace experience design: i consigli per un’esperienza gratificante

Abbiamo parlato di persone, di spazi e tecnologia. Scendiamo più nel pratico e vediamo qualche approccio concreto facile da adottare per creare una workplace experience gratificante e funzionale.

Le persone al centro

Le aziende sono fatte in primis di persone e l’ufficio è quel luogo dove dipendenti, collaboratori e diversi team si incontrano. Incoraggiare le persone con iniziative che le facciano sentire importanti può dare risultati inaspettati. Un’idea, ad esempio, può essere istituire un Team Innovation Day, magari suddiviso per team con diverse competenze, dove tutti possano proporre iniziative, idee o anche solo suggerimenti. Oppure calendarizzare meeting frontali con manager, magari una colazione o un pranzo, che aiuta a rafforzare i rapporti interni.

Calendarizzare (non solo meeting)

Creare un calendario condiviso di quello che succede in ufficio può migliorare in maniera rilevante l’organizzazione delle attività interne, ma soprattutto dare un quadro ben preciso di quella che è la vita da ufficio. Inserire non solo riunioni o meeting, ma anche eventi stimolanti dal punto di vista formativo e culturale può aumentare il coinvolgimento dei lavoratori.

Anche le attività esterne possono essere un stimolo in più: eventi locali, incontri con professionisti esterni e momenti di formazione conferiranno al team un valore in più a cui difficilmente vorranno rinunciare. Un’idea può anche essere quella di organizzare questi eventi nei giorni meno appeal della settimana, come il lunedì e il venerdì.

Un altro asset sul quale vale la pena investire è un resource booking system, che consente di prenotare sale riunioni, desk e anche canali di videoconferenza per call o meeting room esterne. In questo modo è anche possibile evitare sovraffollamenti in ufficio, facendo ruotare il personale in presenza.

Creare un luogo confortevole e funzionale

Lavorare da casa permette ai dipendenti di poter vivere un luogo funzionale alle loro esigenze, confortevole e a misura d’uomo. Creare ambienti di lavoro che siano piacevoli e ben organizzati è possibile soprattutto valorizzando gli spazi personali e condivisi e dotando i lavoratori di strumenti all’avanguardia, che permettano loro di ottimizzare i tempi delle loro attività. Inoltre, garantire ai dipendenti aree di svago, un luogo dove poter mangiare o fare una pausa caffè, ma anche spazi verdi e all’aperto può farli sentire più a loro agio e incentivare il ritorno in ufficio.