Pianificare una riunione: le cose da chiedersi

Che le riunioni siano uno degli asset fondamentali di ogni azienda di successo non è di certo un segreto. Attuare una gestione efficiente dei meeting aziendali, definendo bene strategie, metodi di lavoro, partecipanti e tutti i dettagli può fare la differenza in termini di raggiungimento degli obiettivi, ma anche per quanto riguarda l’ottimizzazione dei tempi e delle risorse.

Spesso, però, soprattutto a causa di poco tempo e troppi impegni, le riunioni vengono organizzate frettolosamente e senza aver chiarito una serie di punti fondamentali a tutto il team. Il rischio è di perdere tempo o di ritrovarsi davanti a incontri improduttivi, sprecando dunque enormi quantità di risorse in termini di risorse, soldi ed energie.

Al contrario, avere ben chiare alcune domande da porsi prima di una riunione può dare vita a cicli di meeting dall’alto potenziale produttivo, accelerando il lavoro di ogni singolo dipendente o reparto e portando dunque soltanto positività all’interno dei vari team. In questo articolo andremo alla scoperta di quattro grandi punti che andrebbero sempre tenuti a mente prima di pianificare una riunione aziendale.

Pianificare una riunione: 4 cose da chiedersi

La riunione è probabilmente uno degli strumenti di gestione più potenti che un leader o il capo di un team interno abbia a propria disposizione. L’importanza dei meeting, soprattutto anche alla luce dell’avvento del lavoro da remoto, è diventata fondamentale per qualsiasi azienda e non va mai sottovalutata.

Ma come fare a pianificare una riunione al meglio? Ecco quattro semplici domande che occorrerebbe porsi prima della pianificazione.

Quali sono gli obiettivi della riunione?

Può sembrare una banalità, ma aver chiaro in mente quale sia l’obiettivo di una riunione non è sempre così scontato. Diversi tipi di meeting si concludono lasciando le idee ancora più confuse di prima ai partecipanti, e questo è un forte rischio per ogni tipo di impresa. Occorre dunque chiarire sia agli organizzatori sia ai partecipanti quali saranno gli obiettivi dell’incontro, per permettere a ognuno di prepararsi al meglio e fare in modo che tutto il team sia allineato e possa portare il proprio contributo.

Che ruolo avranno i partecipanti della riunione?

Mandare a tutto il team un invitation per la riunione e chiarire ai partecipanti il loro ruolo è un’altra mossa strategica fondamentale. Non solo in questo modo si eviteranno problemi relativi ad assenze o ritardi, ma durante il meeting tutti avranno la possibilità di offrire il proprio contributo e di non ridursi a semplici spettatori.

Per far fronte a questo punto, un sistema di prenotazione di sale riunioni può rappresentare una soluzione ottimale. Grazie all’uso di questi software di meeting room, con pochi clic e anche a distanza sarà possibile prenotare una sala e allineare tutto il team su luogo, orario e altre informazioni importanti.

Inoltre, grazie al digital signage, sarà possibile anche informare addetti e visitatori riguardo lo stato delle varie sale, nel caso ad esempio occorra organizzare più meeting in parallelo. Far Booking, per esempio, grazie alla sua soluzione di digital Signage Far Welcome, permette sia una migliore circolazione delle informazioni, sia di velocizzare i processi di benvenuto e accreditamento, eliminando registri cartacei e tempi di attesa.

Come organizzare la riunione nel pratico?

Una volta definiti gli obiettivi, prenotata la sala con un software di meeting room e invitati tutti i partecipanti, bisognerà passare all’organizzazione effettiva della riunione. L’organizzatore dovrà dunque occuparsi di definire con largo anticipo tempistiche, scaletta, argomenti, preparandosi alla conduzione e impostando anche una serie di regole di base condivise, al fine che tutti siano allineati.

Come raccogliere informazioni in maniera efficiente?

Ultimo punto, ma non per importanza, è stabilire un metodo affinché le informazioni raccolte durante la riunione non vadano perse. Il miglior metodo, in questo caso, è decidere chi si occuperà di mettere a verbale la riunione e di condividere eventuali documenti di recap con tutto il team.

Per condividere feedback e verbali con tutto il team, appoggiarsi a una desk booking app può essere decisamente conveniente: grazie a queste risorse, tutti i collaboratori possono accedere alle risorse aziendali da qualsiasi postazione o device. In questo modo sarà possibile condividere qualsiasi documento o file fornendo a tutti un rapido accesso ovunque si trovino, con notevoli vantaggi dal punto di vista dell’ottimizzazione del tempo e dei risultati.