Smartworking e produttività: la guida definitiva

Il concetto di smartworking sta rapidamente prendendo piede e sta rivoluzionando il modo in cui vengono gestite le aziende.

È stato dimostrato, infatti, che lo smartworking migliora la produttività dei dipendenti, facilita l’innovazione all’interno delle aziende e incrementa l’employee retetion.

Ma come applicarlo in modo da conservare intatta l’efficienza aziendale? Ecco alcune buone pratiche da considerare.

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Strumenti per aumentare la produttività

Lo smartworking e il lavoro ibrido sono già diventati la nuova normalità per molte aziende, e la loro popolarità è costantemente in crescita. Sebbene questa transizione abbia sollevato alcuni dubbi, soprattutto all’interno delle aziende con un approccio più cauto alle novità, sono disponibili numerosi strumenti digitali per aumentare produttività ed efficienza sia durante i giorni o i periodi legati al lavoro da remoto, sia una volta rientrati in azienda.

La logistica gioca un ruolo chiave nel successo aziendale, soprattutto per quando riguarda la disponibilità delle risorse aziendali. La tecnologia fornisce una serie di soluzioni che possono essere implementate rapidamente e facilmente, consentendo alle aziende di mantenere o addirittura aumentare i propri livelli di rendimento. L’esempio più evidente di questo supporto da parte della tecnologia è senza dubbio l’adozione del cloud aziendale, che permette alle aziende di rendere universalmente disponibili le proprie risorse, conservando (e in alcuni casi aumentando) il livello di sicurezza degli accessi.

Altri strumenti fondamentali e noti sono, quelli per la comunicazione aziendale. Pensiamo per esempio a Microsoft Teams, Zoom o semplicemente Skype, la cui utilità oggi è evidente.

Dal punto di vista degli strumenti, insomma, non c’è da preoccuparsi: la tecnologia offre tutto quello che serve per gestire le risorse e, come vedremo, anche la logistica aziendale.

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Strategie per una comunicazione efficace

Una delle principali sfide poste dallo smartworking riguarda la comunicazione tra i collaboratori, i team e l’azienda. Per massimizzare l’efficienza e la produttività aziendale, servono efficaci strategie di comunicazione, il cui scopo è quello di rendere efficace l’uso degli strumenti sopra citati.

Innanzitutto, le aziende dovrebbero identificare quali canali di comunicazione funzionano meglio per il loro team: chat in tempo reale, messaggistica, videoconferenza o la semplice posta elettronica sono tutte opzioni altrettanto valide, che devono essere vagliate in funzione di ogni workflow. Le aziende dovrebbero anche creare una policy che delinei chi è responsabile della risposta ai messaggi in quale lasso di tempo; questo assicurerà che la comunicazione avvenga in modo efficace e soprattutto secondo modalità chiare e condivise.

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Creazione di una cultura positiva sul posto di lavoro

Nella gestione aziendale oggi si fa sempre più spesso riferimento alle soft skill. Anche per una gestione efficace dello smartworking questo è un aspetto fondamentale.

La creazione di una cultura positiva sul posto di lavoro è essenziale affinché qualsiasi azienda abbia successo e sia produttiva, in particolare quando si scelgono modalità di lavoro ibride. Consentire ai collaboratori di svolgere le proprie mansioni in un ambiente ottimale, incluso quando sono in smartworking. è indubbiamente la miglior strategia di Employer branding.

Lo smartworking prevede di dotare dipendenti e collaboratori degli strumenti di cui hanno bisogno per lavorare da qualsiasi luogo, come laptop o telefoni. Ciò aumenta l’efficienza in quanto permette loro di completare le attività più rapidamente pur mantenendo una qualità di output standard elevata. Ma ciò richiede una gestione della logistica ottimale. Una sfida che può essere affrontata dotandosi di strumenti di Smartworking Management che permettano di organizzare al meglio le risorse aziendali, dalla dotazione alle sale riunioni, passando per scrivanie, parcheggi e in generale ogni risorsa che debba essere a disposizione in modo flessibile.

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Come scegliere la modalità di  smartworking più adatta all'azienda

Innanzitutto, è importante valutare il tipo di ruoli all’interno dell’azienda. Per i lavori che richiedono una maggiore presenza fisica come gli agenti del servizio clienti o gli addetti alla produzione manifatturiera, sarà più vantaggioso introdurre una pianificazione flessibile, che compensi in qualche modo l’opportunità di lavoro a distanza. D’altra parte, per ruoli che richiedono meno contatti diretti, come la gestione IT o la creazione di contenuti, il lavoro da remoto potrebbe essere la soluzione ideale per gestire le risorse in modo efficiente senza compromettere la produttività.

In generale, tuttavia non bisogna dimenticare che non tutte le persone hanno uguali preferenze per quanto riguarda lo smartworking: citiamo per esempio la ricerca di WTW che evidenzia una situazione variegata. In quest’ottica, per le aziende che decidono di seguire la strada del lavoro remoto o ibrido, l’ideale sarebbe concordare con le persone le modalità di presenza casa-azienda, almeno entro limiti prestabiliti. Pur richiedendo uno sforzo maggiore dal punto di vista della gestione logistica, può essere facilmente superato con gli strumenti giusti.

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Gestire  al meglio la logistica per le aziende che fanno smartworkint

La sfida della gestione efficace della logistica può essere facilmente risolta grazie all’uso delle soluzioni tecnologiche. Per esempio, la creazione di un efficiente sistema di prenotazione di stanze e scrivanie è fondamentale per garantire che i dipendenti abbiano accesso all’ufficio quando ne hanno bisogno, senza sovraffollamento o confusione su chi dovrebbe utilizzare quale spazio.

Un’efficiente piattaforma di prenotazione deve essere oltremodo flessibile, tenendo traccia delle prenotazioni e garantendo che non vi siano sovrapposizioni tra i diversi team. A supporto, anche la possibilità di utilizzare sistemi di mappatura, segnaletica ed etichettatura delle scrivanie, in modo che il personale sappia quali scrivanie siano state prenotate in un dato momento, può dimostrarsi utile per efficientare il processo di prenotazione.