Riunioni one-to-one: migliorare le relazioni con i collaboratori

In molte realtà, sia piccole imprese, sia grandi aziende, non si è ancora diffusa l’abitudine di organizzare dei meeting one-to-one, brevi incontri privati fra un collaboratore e il suo manager o responsabile, dove è possibile parlare e confrontarsi in maniera diretta, senza pressioni e, soprattutto, senza ulteriori distrazioni. 

Questi meeting, oltre a rafforzare le relazioni all’interno dell’azienda, danno anche la possibilità alle varie risorse di poter esprimere punti di vista, dubbi o manifestare particolari problematiche. Al tempo stesso, possono portare all’attenzione del manager o del responsabile temi importanti che, altrimenti, rischiano di passare sottotraccia. Grazie ai meeting one to one, invece, è possibile operare scelte strategiche e anticipare eventuali problemi interni.

In questo articolo esploriamo tutti i vantaggi di un meeting one-to-one e i suggerimenti per organizzarli al meglio, dalla prenotazione della sala meeting alla gestione del tempo e degli argomenti.

Riunioni one-to-one: come gestirle e organizzarle

Dedicare tempo ai propri collaboratori è sicuramente un’arma vincente per ogni azienda che desideri favorire il benessere delle proprie risorse. Farlo con un incontro di questo tipo può essere un modo per mettere a nudo problematiche reali e affrontare temi importanti che, spesso, nelle riunioni con l’intero tema vengono dimenticati o addirittura celati. Vediamo qualche punto importante che occorre non tralasciare quando si vuole organizzare un meeting one-to-one.

L’organizzazione

Organizzare questo tipo di meeting nei minimi dettagli è sicuramente il primo passo, in particolare se gli incontri dovranno essere numerosi. In un’ottica aziendale che preveda più momenti, magari con le stesse persone a cadenze regolari, sicuramente può essere efficace adottare un sistema di gestione delle prenotazioni efficace, come un software di Room Booking System. In questo modo, la gestione delle risorse e degli incontri così come la prenotazione delle sale meeting sarà semplificata e automatizzata. Questi software sono facilmente integrabili nelle piattaforme già esistenti, semplici da utilizzare e vantaggiosi in termini di risparmio di tempo e quindi di denaro. In più, migliorando i vari processi interni, promuovono un impatto positivo sulla workplace experience. 

L’approccio

Un altro punto da tenere in considerazione quando si organizza un meeting one-to-one è senz’altro quello di assumere un approccio trasparente e diretto. Questo vale sia per il collaboratore che per il manager: è importante comprendere che la natura di questo incontro nasce proprio per parlare al 100% in maniera trasparente e senza filtri, maschere o ansie di varia natura. Per cui è fondamentale creare un luogo e condizioni che mettano a proprio agio i partecipanti.

Argomenti di conversazione

Una volta iniziata la riunione, sarà bene avere chiari in mente i punti e le tematiche da affrontare. Oltre a questioni strettamente legate al lavoro, alla produttività e al rapporto con i vari team, può essere importante anche parlare anche di argomenti, come la crescita professionale all’interno dell’azienda o le aspettative. L’obiettivo di questo incontro non è infatti solo una mera ottimizzazione dei processi interni, ma anche creare un’occasione di confronto che rafforzi il legame e la fiducia tra le diverse funzioni e i diversi ruoli all’interno dell’azienda.

Il tempo 

Quanto deve durare una riunione one-to-one? La risposta è salomonica: non troppo ma nemmeno, troppo poco. Le occasioni di questo tipo sono spesso rare, quindi occorre essere flessibili e non darsi orari troppo rigidi. Allo stesso tempo, bisogna anche mettere le basi e dirigere la conversazione in modo tale che non si sfori eccessivamente e si rischi di mettere “troppa carne al fuoco” al fine di evitare di affrontare troppi punti tutti in una sola volta. Qualora emerga la necessità di approfondire, è preferibile pianificare un nuovo incontro con i tempi e i modi più adeguati. 

Stabilire delle attività di follow up

Una volta terminata la riunione, sarà importante avere ben chiari in mente i punti o una scaletta di attività originate dai temi trattati durante l’incontro frontale. Per la natura stessa di questi incontri, l’output può essere estremamente flessibile: si può andare da generiche raccomandazioni a vere e proprie istruzioni operative. Questo sarà il modo attraverso il quale le parti in causa si attiveranno nei giorni a seguire per andare nelle direzioni discusse durante l’incontro.

Programmare una riunione di aggiornamento

Una buona cosa, dopo aver stabilito una serie di task, è di programmare e schedulare una riunione di aggiornamento a distanza di qualche settimana o mese. In questo modo sarà semplice verificare se eventuali migliorie, innovazioni o cambiamenti messi in atto staranno già dando i loro frutti, inoltre si potranno anche affrontare altri argomenti che sono stati tralasciati negli incontri precedenti.

Chiedere un feedback

L’unico modo per capire l’esito di un incontro è richiedere un feedback. Che questo sia scritto o verbale, meglio assicurarsi di comprendere a fondo quali siano le sensazioni, i pensieri o lo stato d’animo del collaboratore dopo la riunione può aiutare a capire come migliorare questo tipo di incontri, che cosa fare ma, soprattutto, cosa non fare nel prossimo meeting.