Human resources

Riunioni one-to-one: migliorare le relazioni con i collaboratori

In molte realtà, sia piccole imprese, sia grandi aziende, non si è ancora diffusa l’abitudine di organizzare dei meeting one-to-one, brevi incontri privati fra un collaboratore e il suo manager o responsabile, dove è possibile parlare e confrontarsi in maniera diretta, senza pressioni e, soprattutto, senza ulteriori distrazioni.

Questi meeting, oltre a rafforzare le relazioni all’interno dell’azienda, danno anche la possibilità alle varie risorse di poter esprimere punti di vista, dubbi o manifestare particolari problematiche. Al tempo stesso, possono portare all’attenzione del manager o del responsabile temi importanti che, altrimenti, rischiano di passare sottotraccia. Grazie ai meeting one to one, invece, è possibile operare scelte strategiche e anticipare eventuali problemi interni.

In questo articolo esploriamo tutti i vantaggi di un meeting one-to-one e i suggerimenti per organizzarli al meglio, dalla prenotazione della sala meeting alla gestione del tempo e degli argomenti.

Riunioni one-to-one: come gestirle e organizzarle

Dedicare tempo ai propri collaboratori è sicuramente un’arma vincente per ogni azienda che desideri favorire il benessere delle proprie risorse. Farlo con un incontro di questo tipo può essere un modo per mettere a nudo problematiche reali e affrontare temi importanti che, spesso, nelle riunioni con l’intero tema vengono dimenticati o addirittura celati. Vediamo qualche punto importante che occorre non tralasciare quando si vuole organizzare un meeting one-to-one.

L’organizzazione

Organizzare questo tipo di meeting nei minimi dettagli è sicuramente il primo passo, in particolare se gli incontri dovranno essere numerosi. In un’ottica aziendale che preveda più momenti, magari con le stesse persone a cadenze regolari, sicuramente può essere efficace adottare un sistema di gestione delle prenotazioni efficace, come un software di Room Booking System. In questo modo, la gestione delle risorse e degli incontri così come la prenotazione delle sale meeting sarà semplificata e automatizzata. Questi software sono facilmente integrabili nelle piattaforme già esistenti, semplici da utilizzare e vantaggiosi in termini di risparmio di tempo e quindi di denaro. In più, migliorando i vari processi interni, promuovono un impatto positivo sulla workplace experience.

L’approccio

Un altro punto da tenere in considerazione quando si organizza un meeting one-to-one è senz’altro quello di assumere un approccio trasparente e diretto. Questo vale sia per il collaboratore che per il manager: è importante comprendere che la natura di questo incontro nasce proprio per parlare al 100% in maniera trasparente e senza filtri, maschere o ansie di varia natura. Per cui è fondamentale creare un luogo e condizioni che mettano a proprio agio i partecipanti.

Argomenti di conversazione

Una volta iniziata la riunione, sarà bene avere chiari in mente i punti e le tematiche da affrontare. Oltre a questioni strettamente legate al lavoro, alla produttività e al rapporto con i vari team, può essere importante anche parlare anche di argomenti, come la crescita professionale all’interno dell’azienda o le aspettative. L’obiettivo di questo incontro non è infatti solo una mera ottimizzazione dei processi interni, ma anche creare un’occasione di confronto che rafforzi il legame e la fiducia tra le diverse funzioni e i diversi ruoli all’interno dell’azienda.

Il tempo

Quanto deve durare una riunione one-to-one? La risposta è salomonica: non troppo ma nemmeno, troppo poco. Le occasioni di questo tipo sono spesso rare, quindi occorre essere flessibili e non darsi orari troppo rigidi. Allo stesso tempo, bisogna anche mettere le basi e dirigere la conversazione in modo tale che non si sfori eccessivamente e si rischi di mettere “troppa carne al fuoco” al fine di evitare di affrontare troppi punti tutti in una sola volta. Qualora emerga la necessità di approfondire, è preferibile pianificare un nuovo incontro con i tempi e i modi più adeguati.

Stabilire delle attività di follow up

Una volta terminata la riunione, sarà importante avere ben chiari in mente i punti o una scaletta di attività originate dai temi trattati durante l’incontro frontale. Per la natura stessa di questi incontri, l’output può essere estremamente flessibile: si può andare da generiche raccomandazioni a vere e proprie istruzioni operative. Questo sarà il modo attraverso il quale le parti in causa si attiveranno nei giorni a seguire per andare nelle direzioni discusse durante l’incontro.

Programmare una riunione di aggiornamento

Una buona cosa, dopo aver stabilito una serie di task, è di programmare e schedulare una riunione di aggiornamento a distanza di qualche settimana o mese. In questo modo sarà semplice verificare se eventuali migliorie, innovazioni o cambiamenti messi in atto staranno già dando i loro frutti, inoltre si potranno anche affrontare altri argomenti che sono stati tralasciati negli incontri precedenti.

Chiedere un feedback

L’unico modo per capire l’esito di un incontro è richiedere un feedback. Che questo sia scritto o verbale, meglio assicurarsi di comprendere a fondo quali siano le sensazioni, i pensieri o lo stato d’animo del collaboratore dopo la riunione può aiutare a capire come migliorare questo tipo di incontri, che cosa fare ma, soprattutto, cosa non fare nel prossimo meeting.

Condividi

L’employee experience che la tua azienda stava cercando!

Richiedi una demo di FAR Booking con un nostro esperto per scoprire tutte le funzionalità e provarle in prima persona nei nostri uffici o comodamente presso una tua sede.

Contattaci