Come gestire in modo organizzato ospiti e visitatori

L’organizzazione aziendale diventa sempre più smart grazie alle innumerevoli soluzioni software con le quali è possibile pianificare, monitorare e ottimizzare tutti i processi interni. È questo il caso dei room booking systems, alleati di efficienza per tutte le organizzazioni che hanno a che fare, ogni giorno, con un flusso di ospiti e visitatori da gestire.

Una serie di buone ragioni per adottare un room booking system in azienda

I sistemi tradizionali di gestione della logistica hanno già mostrato il fianco nel corso degli anni dal punto di vista pratico: elenchi cartacei, lavagne, tabelloni e così via sono, oltre che proni ad errori, poco pratici e decisamente poco appealing dal punto di vista dell’esperienza utente. I software di prenotazione di prima generazione hanno avuto quanto meno il vantaggio di ridurre il paperwork e gli errori, ma spesso si tratta di semplici maschere che, dal punto di vista della fruibilità, non offrono molto in termini di servizi ed esperienza d’uso.

Al contrario, con i sistemi intelligenti di booking l’ambiente di lavoro viene semplificato, le risorse umane sono sollevate dai carichi di lavoro e l’intera organizzazione può beneficiare di un’efficienza generale che investirà tutte le aree di business. Il reale vantaggio dell’implementazione di un booking workdesk intelligente, quindi, consiste nel miglioramento generale degli input e degli output dell’organizzazione.

Oltre agli aspetti strettamente legati all’efficienza, i sistemi come Far Booking offrono un’esperienza utente perfettamente integrata, funzionale ed efficace anche quando sono coinvolte risorse esterne, migliorando l’immagine aziendale e la percezione di organizzazione che ne deriva.

Efficienza: il valore chiave per rendere un’organizzazione competitiva

Il concetto di efficienza, tuttavia, non deve essere interpretato come la sola capacità di un’azienda di migliorare il fatturato.Quando parliamo di azienda efficiente, infatti, ci riferiamo a un’organizzazione capace di lavorare a qualsiasi condizione con un approccio predittivo e non emergenziale. Anziché organizzare le risorse per risolvere problemi quotidiani, quindi, l’azienda lavora volgendo lo sguardo al futuro attraverso consuetudini, prassi e attività finalizzate alla crescita.

Questo significa che, attraverso l’implementazione di software di automazione e di semplificazione, è possibile incrementare i risultati di tutte le aree di lavoro promuovendo un miglioramento generale dell’organizzazione, sia interno che esterno. Gli esperti hanno coniato un termine specifico per inquadrare i modelli di business orientati a questo nuovo approccio organizzativo, ben sintetizzato come “crescita sostenibile”

Cosa si intende per crescita aziendale sostenibile?

Il termine non riguarda l’aspetto ambientale anche se, certamente, investe le questioni riguardanti l’utilizzo responsabile delle risorse. Una crescita aziendale sostenibile, infatti, è un percorso ben pianificato, ovvero graduale e sicuro nel tempo. La crescita sostenibile di un’azienda contempla la digitalizzazione e l’automazione dei processi aziendali con il fine ultimo di ottimizzare l’uso di tutto il capitale di risorse interne per promuovere sempre maggiori margini di miglioramento nel tempo.

In particolare, grazie ai sistemi di booking desk l’azienda può contare su una serie di vantaggi tra cui la miglior destinazione delle risorse umane verso aree di lavoro più strategiche, un utilizzo più razionale delle risorse aziendali e, nel medio/lungo periodo anche la possibilità di identificare sacche di inefficienza grazie ai dati storici. Sfruttando questi dati, per esempio, è possibile razionalizzare il numero di mezzi aziendali, ma anche la superficie degli uffici, la loro climatizzazione e così via.

Omnicanalità e organizzazione smart: è tempo di cambiare

Potremmo portare decine e decine di esempi di organizzazioni aziendali dove il controllo di ospiti e visitatori impegna ingenti risorse materiali ed economiche, come uffici amministrativi, aziende produttive, istituzioni, ma anche strutture di accoglienza e così via. In tutti questi ambienti, dotare le organizzazioni di un booking workdesk intelligente può contribuire a migliorare la pianificazione e la gestione dei flussi di persone per accoglienza, riunioni, meeting e così via.

Peraltro, questi sistemi hanno un funzionamento multi-direzionale dal momento che promuovono la semplificazione anche verso l’esterno, ovvero presso le persone che entrano in contatto con l’organizzazione. Questo è un grosso vantaggio, soprattutto da quando le relazioni lavorative e le transazioni avvengono, per la maggior parte, in forma virtuale. Prendere appuntamenti, prenotare sale riunioni e pianificare meeting, grazie ai booking system, diventa un’attività semplice e intuitiva che è possibile completare anche a distanza, dal proprio smartphone o comodamente da casa.