Come implementare un sistema di room booking in azienda

I meeting room booking system sono sistemi per la gestione semplificata di prenotazione per le sale riunioni e sono in grado di aiutare in maniera notevole un’azienda in termini di semplificazione e ottimizzazione. Tempi, risorse e gestione del personale sono tutti asset che possono beneficiare di un software di questo tipo, soprattutto in un mondo del lavoro sempre più aperto alle innovazioni tecnologiche.

Sul mercato esistono tantissimi software diversi che offrono alle aziende soluzioni su misura. Ma come funzionano questi sistemi? E soprattutto, come fare a integrarli in azienda?

Room booking system: come funziona

Prima di scendere nel dettaglio e analizzare quali sono i punti da tenere in considerazione quando si vuole implementare un room booking system, scopriamo il suo funzionamento. I software di questo tipo permettono di gestire in maniera efficiente prenotazioni di sale per meeting, riunioni o incontri con ospiti, clienti o altre tipologie di visitatori, oltre che poter essere utilizzati dal personale interno. Il sistema viene interamente gestito da una app di gestione prenotazioni e, tramite una desk booking app, tutti i dirigenti, dipendenti o collaboratori possono organizzare al meglio le proprie attività, prenotando una scrivania, una sala o altro, avendone accesso anche da remoto.

Il vantaggio sta nel fatto che tramite un software di gestione condivisa si ridurranno drasticamente tutti gli errori, le sovrapposizioni e gli altri ostacoli derivanti dalla classica gestione manuale. Inoltre, anche i tempi sono ridotti: tramite l’app non occorrerà più recarsi fisicamente presso il desk in reception, ma basterà accedere direttamente dal proprio smartphone o desktop oppure sfruttare una delle applicazioni con cui il sistema si integra, per esempio Outlook.

In generale, la semplificazione dei flussi di lavoro, la riduzione degli errori e dei tempi e un ambiente di lavoro più gratificante sono tutti benefici che possono davvero cambiare un’azienda in meglio, favorendone la crescita e lo sviluppo nel presente e per il futuro.

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Come implementare un room booking system in azienda

Se si vuole implementare un room booking system in azienda, è necessario rivolgersi a un software che sia in grado di soddisfare le esigenze dell’azienda stessa. Far booking, per esempio, è progettato per soddisfare i bisogni principali che le aziende esprimono: usabilità, integrazione e capacità di rispondere a più esigenze organizzative attraverso un solo sistema.

Scegliere un room booking system che sia facilmente integrabile a tutti i software aziendali e che al tempo stesso offra un’esperienza intuitiva, gratificante e semplice nel suo utilizzo, infatti, è fondamentale per garantirne l’ampia adozione fra dipendenti, personale e visitatori. Un punto a favore va per esempio ai software che non solo sono gestibili tramite browser, ma anche da applicazione.

Una volta scelto il sistema che faccia al caso dell’azienda, occorrerà passare all’implementazione vera e propria. Anche in questo caso la cosa migliore da fare è rivolgersi a un’azienda leader del settore, che non solo offra soluzioni innovative e in grado di migliorare la gestione aziendale, ma anche consulenze e aiuti pratici sull’installazione. Spesso infatti è proprio questo che frena le aziende dall’innovarsi e rinnovarsi abbracciando nuove soluzioni gestionali: avere un supporto da personale qualificato ed esperto, un servizio di consulenza pre e post implementazione, sono fattori che fanno la differenza.

Infine, una volta implementato, non resterà che presentare il software a tutto il personale e fornire loro applicazioni e strumenti che li aiutino a entrare in fretta nei meccanismi della nuova gestione delle prenotazioni.