Come scegliere lo strumento di prenotazione delle sale meeting

Negli ultimi anni il mondo del lavoro è radicalmente cambiato e sempre più aziende optano per soluzioni innovative riguardo la gestione dei dipendenti. Se è oramai un fenomeno molto comune imbattersi in aziende che adottano politiche di smart working, lavoro agile e offrono la possibilità ai dipendenti di poter lavorare da casa, con il tempo stanno nascendo tantissime realtà che abbracciano filosofie ancora più flessibili.

Vi sono casi di aziende che sposano modelli full remote, ovvero che creano team composti da collaboratori e dipendenti che lavorano al 100% in smartworking. Questo perché, come oramai è acclarato, il lavoro agile permette alle aziende di sfruttare moltissimi vantaggi sia dal punto di vista economico (soprattutto in ottica di risparmio) sia dal punto di vista psicologico (dipendenti più attaccati all’azienda, più motivati e più produttivi).

Tuttavia, se è vero che questo modello ha oramai preso piede in maniera definitiva, resta comunque l’esigenza di organizzare al meglio i meeting aziendali, sia fra dipendenti per favorire la cooperazione sia nel caso occorra incontrare clienti, partner, investitori od organizzare eventi.

Ecco perché ogni azienda dovrebbe affidarsi a un room booking system, che agevoli la gestione della prenotazione delle sale meeting.

Prenotazione sale meeting: perché conviene facilitare la gestione

Lo smart working permette alle aziende di risparmiare moltissime risorse, ma se le call e i meeting virtuali sono all’ordine del giorno, ciò non toglie che vi sia ancora l’esigenza di organizzare incontri dal vivo, sia fra team interni sia con clienti o altri partner esterni.

In una realtà lavorativa sempre più distante dalle rigide logiche d’ufficio a cui ci siamo abituati negli scorsi decenni, diventa ancora più fondamentale adottare un sistema digestione delle prenotazioni efficace: questo affinché i dipendenti, lavorando spesso a distanza, possano avere sempre un’agenda comune sotto controllo, gestita da un unico sistema integrato che permetta a tutti di calendarizzare impegni, prenotare sale per meeting e facilitare così l’intera gestione della procedura.

Questo è possibile tramite un room booking system, un software che semplifichi il processo di gestione delle sale e delle prenotazioni. Ma come scegliere quello più adatto alle esigenze aziendali?

Come scegliere un room booking system affidabile

In generale, i vantaggi di un software di prenotazione sono molteplici: in primis favorire un miglioramento della workplace experience, ottimizzando la gestione degli spazi di co-working, ma anche semplificare tutte le procedure di booking, offrire la possibilità di monitorare al meglio tutti i team interni e anche offrire ai dipendenti un sistema con una usere xperience di alto livello.

Vediamo meglio quali sono i punti principali da tenere in considerazione quando si sceglie di affidarsi a un sistema di gestione per prenotazioni di sale meeting.

Integrazione

Come abbiamo anticipato, avere un sistema perfettamente integrato con tutti i software aziendali permetterà una gestione facilitata di tutte le risorse. Che sia per organizzare meeting fra team interni o riunioni con clienti, tutto quanto l’organico aziendale avrà sempre ogni evento calendarizzato, nonché la possibilità di invitare colleghi, collaboratori o terze parti in maniera semplice e veloce. FarBooking, per esempio, grazie alla sua integrazione con la piattaforma aziendale Outlook, permette una gestione facilissima dei calendari, senza bisogno di complicati passaggi per allineare le agende di tutti i partecipanti.

Usabilità e semplificazione

La gestione delle prenotazioni tramite software ha come diretta conseguenza una semplificazione di tutti i processi, rendendo tutti i flussi di booking facili e automatici, per un perfetto controllo degli ambienti condivisi. Il tutto, poi, può essere anche gestito non solo da computer o via email, ma anche tramite una comoda applicazione mobile, perfettamente ottimizzata e responsive: sarà possibile scegliere la room più adatta alle esigenze del meeting, orari, durata e invitati.

Accoglienza automatica

Sistemi di accoglienza automatica possono fare la differenza, soprattutto in eventi dalla grande portata o riunioni con un elevato numero di partecipanti. Tramite questo sistema automatizzato la gestione dei flussi diventa semplificata, rendendo l’accesso agile a tutti i partecipanti e risparmiando così tempo e risorse. Per esempio, il nostro sistema Far Welcome permette a invitati e partecipanti di ricevere informazioni, ma anche badge e credenziali, incompleta autonomia, consentendo allo stesso tempo agli ospiti che lo preferiscono di utilizzare modalità più tradizionali attraverso il personale dedicato all’accoglienza.

Migliorare la Workplace Experience

Scegliere un sistema per la prenotazione delle sale meeting funzionale ed efficace non è solo un modo per sfruttare al meglio le risorse: migliorare l’esperienza del personale, degli ospiti e in generale di chi frequenta la nostra azienda contribuisce soprattutto a migliorare la qualità della vita in azienda, secondo le buone pratiche della Workplace Experience che sono sempre più importanti.