Meeting di successo e perfettamente organizzati con i sistemi di prenotazione delle sale riunioni

Quali sono gli elementi chiave di un meeting di successo?A questa domanda potremmo rispondere in tanti modi, magari menzionando una partecipazione soddisfacente o la puntualità rispetto a tutti i punti del programma dell’incontro. Un meeting organizzato in maniera efficiente, inoltre, dovrebbe essere svolto in un ambiente consono, in un orario adeguato e senza spiacevoli intoppi organizzativi.

Queste risposte sono corrette ma incomplete. Ciò che rende davvero un evento organizzato ad hoc è la metodologia, la forma mentis, il mood con il quale l’organizzatore si accinge a pianificare un meeting.

Oggi vogliamo parlare di un approccio alternativo che si fonda sull’immediatezza e sulla semplificazione grazie alle opportunità offerte da digitalizzazione ed innovazione. Ci riferiamo all’utilizzo di strumenti integrati e di supporto che consentono ad un’organizzazione di individuare spazi, orari, luoghi e partecipanti in modo rapido ed accurato. I sistemi di prenotazione delle sale riunioni permettono di semplificare al massimo gli aspetti operativi, e di concentrarsi su quelli più importanti come i contenuti e la cura per gli ospiti, che si tratti di un semplice incontro fra clienti e fornitori, di una presentazione per potenziali investitori e così via.

Sistemi di prenotazione delle sale riunioni: la risorsa per pianificare meeting impeccabili

Un sistema di booking per meeting room è composto da un software e da un sistema integrato capaci di organizzare in modo automatizzato una o più sale riunioni in base all’esigenze dell’organizzazione. Questo offre una serie di vantaggi che, di fatto, permettono di ottimizzare tutto l’iter di pianificazione del meeting anche a distanza, ma soprattutto di migliorare dei partecipanti, rendendo semplice e lineare la partecipazione, anche quando questa è soggetta a requisiti specifici come il possesso di un badge visitatore o di un codice QR.

Fra le funzionalità più immediate, dispone di accesso da remoto, di monitor per sale riunioni e di tutta una serie di funzionalità pensate per agevolare la partecipazione a meeting, eventi e convegni. Il miglior vantaggio risiede proprio nel fatto per cui è ideato per snellire i carichi di lavoro in modo tale che le risorse umane possano focalizzarsi totalmente su attività più strategiche per le aziende che decidono di adottarlo.

Nella pratica una app di prenotazione e gestione di meeting room come Far Booking consente di digitalizzare e di automatizzare il sistema di prenotazioni rimpiazzando la gestione tradizionale. Spesso coordinato a un sistema più strutturato che comprende anche, per esempio, il desk booking, elimina agende, calendari e supporti cartacei sostituendoli con un’applicazione accessibile anche da remoto e, quindi, offre un’alternativa più immediata a quella di doversi recare di persona presso la segreteria per la prenotazione della sala.

Essendo un sistema flessibile ed altamente personalizzabile, quindi, si adatta a tutte le esigenze aziendali e consente a qualsiasi tipologia di organizzazione di beneficiare di efficienza e precisione, valori essenziali per pianificare un meeting di successo. Inoltre, l’integrazione con tutti i principali sistemi di comunicazione e calendarizzazione lo rende perfetto per l’organizzazione anche verso l’esterno dell’azienda, anche attraverso la possibilità di implementare totem e piattaforme per l’accesso self-service, fornire accesso diretto alla connettività wireless e così via.

Una serie di vantaggi sia per la domanda che per l’offerta

La gestione ottimizzata delle sale per meeting non è il solo vantaggio da considerare. Questo strumento, infatti, è un alleato di efficienza dal momento che semplifica le operazioni di routine rispetto alle prenotazioni sia sul fronte dell’offerta che su quello della domanda.

Fissare date e orari, soprattutto quando il numero dei partecipanti è elevato, può trasformarsi in un vero e proprio stress per chi organizza il meeting. Grazie all’immediatezza di un sistema digitale, invece, l’aspetto logistico viene semplificato e, soprattutto, blindato da qualsiasi possibilità di errore.

Con una gestione “manuale” delle prenotazioni delle sale riunioni, infatti, l’eventualità di commettere errori a causa di distrazioni, disattenzioni di scrittura e accavallamenti di competenze è piuttosto elevata. Non c’è nulla di più sgradevole di un over booking in prossimità di un importante meeting aziendale ed è anche per questo che il sistema di gestione delle prenotazioni si caratterizza come una risposta efficiente sia per chi prenota che per chi amministra.

Di conseguenza tutti gli aspetti menzionati nella nostra introduzione, ovvero precisione, puntualità ed individuazione dell’ambiente ideale per il meeting saranno automaticamente agevolati dal software. Per chi organizza l’evento sarà possibile dormire sonni tranquilli perché questo strumento genera risposte e conferme immediate, lasciando tutto il tempo necessario per dedicarsi alla cura degli altri aspetti di“contorno” che renderanno indimenticabile e piacevole l’evento.