Meeting room scheduler, la soluzione perfetta per coworking e aziende

All’interno di co-working e aziende si verifica, quotidianamente, un flusso continuo di persone in entrata e in uscita. Per gestire questo viavai di persone, ognuna impegnata con le proprie attività e mansioni, è arrivato un modo innovativo e intelligente per gestire gli spazi, noto come scheduler o booking system. Nelle righe che seguono capiremo meglio cosa sono questi sistemi e perché sono diventati così popolari presso organizzazioni, aziende e coworking.

Cosa sono e a cosa servono i meeting room scheduler?

Come già anticipato nell’introduzione, i meeting room scheduler sono software gestionali che meritano, a pieno titolo, il ruolo di semplificatori aziendali. Già da tempo sul mercato sono arrivare tantissime soluzioni software.

La varietà di sistemi intelligenti volti a migliorare i livelli di efficienza nella gestione di tutti gli ambiti aziendali spazia da quelli spiccatamente amministrativi a quelli più di routine. Oggi le soluzioni più avanzate, però, non si limitano alla semplice pianificazione delle sale riunioni, ma permettono di creare un ecosistema di gestione delle risorse aziendali condivise, che permette di monitorare e coordinare l’intera filiera, dalla prenotazione all’organizzazione, fino all’accoglienza di ospiti e collaboratori presso la propria sede. I meeting room booking system sono, in quest’ottica, preziosi alleati di tutte le aziende che vogliano approcciarsi efficacemente al modern workplace.

Perché sono così vantaggiosi?

La particolarità degli strumenti per la gestione delle risorse aziendali risiede nella semplificazione della gestione delle postazioni di lavoro o delle meeting room, ambienti a elevato turn-over in entrata e in uscita. Questi sistemi stanno diventando sempre più popolari poiché, nella gestione moderna del posto di lavoro, offrono praticità ed efficacia sia al personale che si occupa di logistica sia, soprattutto, agli utenti.

Far Booking, per esempio, offre in una sola piattaforma, accessibile anche via App o attraverso l’integrazione con Outlook, la possibilità di interagire con tutte le risorse aziendali, di verificarne la disponibilità e prenotarle, ma non solo. Le aziende possono usare il sistema anche per l’accoglienza dei visitatori attraverso la funzione Far Welcome che permette, per esempio, di inviare i dettagli relativi a eventi e prenotazioni ed effettuare il check-in in sede attraverso codice QR, ricevendo contestualmente le eventuali credenziali necessarie.

Grazie all’elevato livello di compatibilità con la grande maggioranza di sistemi operativi e device, inoltre, offre procedure di implementazione rapide e facilitate.

Altamente compatibili e personalizzabili

I meeting room booking system, e in generale le applicazioni per la gestione delle risorse aziendali condivise, sono anche programmi a interfaccia super intuitiva, pratici da implementare e da utilizzare che permettono di visionare in tempo reale le postazioni disponibili, di prenotarle a distanza o, eventualmente, di cancellare la prenotazione. Si utilizzano tramite tutti i device contemporanei come tablet, smartphone e laptop e sono nati per rendere le organizzazioni più efficienti sul profilo organizzativo interno.

Grazie agli scheduler di prenotazione, infatti, organizzare una riunione, un meeting o una giornata produttiva di lavoro diventa un gioco da ragazzi. Basta eseguire l’accesso dal proprio profilo utente, valutare le disponibilità e finalizzare la prenotazione. In questo modo la logistica per l’organizzazione quotidiana o straordinaria, per esempio in occasione di importanti meeting aziendali, diventa pratica, efficiente ed immediata.

Benefici diretti ed indiretti dei meeting room scheduler

La semplicità e l’immediatezza di questi sistemi che, ribadiamo, hanno il valore aggiunto di poter essere utilizzati anche a distanza, comportano una serie di vantaggi diretti e indiretti.

Per quel che riguarda il piano pratico-operativo, infatti, aiutano le persone che fanno parte di un’organizzazione a gestire meglio le postazioni disponibili per le più svariate attività lavorative. Indirettamente, invece, gli scheduler per le prenotazioni sono veri e propri alleati di efficienza.

Risparmiare tempo e semplificare le procedure interne, al giorno d’oggi, costituisce un reale vantaggio competitivo sul mercato. Il tempo, come si suol dire, è denaro. Difatti quando sale meeting e postazioni sono gestite con efficienza si eliminano errori interni, accavallamenti e perdite di tempo.

Aziende e co-working più competitivi e attraenti sul mercato

Collaboratori, partner e manager possono lavorare con maggior serenità, un fattore chiave per trasformare l’ambiente di lavoro in un luogo produttivo e pro attivo. Inoltre, la presenza di questi sistemi contribuisce a migliorare l’immagine aziendale, sia internamente sia verso l’esterno. I software di booking desk come Far Booking, infatti, rappresentano il fiore all’occhiello delle organizzazioni più all’avanguardia e attente ai cambiamenti del momento.

Grazie alla semplicità di questi sistemi gestionali, le organizzazioni possono vantare un miglior ambiente di lavoro per i propri collaboratori e, al tempo stesso, mostrarsi sul mercato con un approccio orientato alla crescita e strutturato secondo i più innovativi principi di produttività e di efficienza.