Office Hoteling: cos’è e come funziona

Tutti oramai sentiamo parlare ogni giorno di lavoro ibrido, smart working, desk booking e altri termini che descrivono i cambiamenti più recenti della gestione del lavoro.

Oggi parliamo di Office Hoteling, un termine forse meno conosciuto, ma che in realtà corrisponde a una pratica che viene applicata già da oltre trent’anni per una gestione dell’ufficio più dinamica, flessibile e soprattutto adatta a tutte quelle aziende che propongono un sistema ibrido basato su presenza e smart working.

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Office Hoteling: che cos’è e come funziona

Se parliamo di Office Hoteling occorre necessariamente fare un passo indietro. Questo metodo flessibile di gestione dell’ufficio risale infatti agli Novanta, quando diverse società perlopiù di consulenza o contabilità cominciano ad applicarlo.

La sua definizione è semplice: si tratta di una pratica che prevede che dipendenti e collaboratori prenotino uno spazio di lavoro (dunque una scrivania, una sala meeting o un ufficio) prima di recarsi in sede.

Oggi questa abitudine è sempre più diffusa anche in aziende di altri settori, soprattutto in seguito alla proliferazione dello smartworking e delle tante realtà che stanno nascendo lontane dall’idea di ufficio tradizionale.

È indubbio che questo concetto sembra essere diametralmente opposto a ciò a cui siamo abituati. Al posto di scrivanie di proprietà, dove solitamente troviamo computer attorniati da foto di famiglia, piante e oggetti, ci sono invece spazi di lavoro condivisi, dove non esiste più la scrivania utilizzata “in esclusiva”, ma la possibilità di prenotare con anticipo uno spazio di lavoro a seconda delle diverse esigenze.

Il quadro potrebbe apparire più freddo: perché, in fondo, non avere la possibilità di migliorare la produttività personalizzando il proprio spazio con oggetti personali? La realtà è che è impossibile parlare di Desk Booking se non all’interno di un contesto più ampio, legato al Distributed Work e al lavoro ibrido, in cui i passaggi in azienda sono una parte meno rilevante della vita di ciascuno.

Gestire un ufficio in questo modo è sicuramente utile per tutte le aziende che propongono ai loro dipendenti un modello nuovo e più sostenibile, anche sul piano del benessere, dove durante la settimana si lavora sia da casa sia in ufficio. Questo offrirà, come vedremo in seguito, vantaggi sia all’azienda sia al dipendente, che potrà gestire i propri tempi e utilizzare la sede ogni qual volta ne avrà bisogno.

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I vantaggi della gestione in stile Office Hoteling

Adottare una gestione aziendale basata sull’Office Hoteling offre sicuramente numerosi benefici. Dal punto di vista di un’azienda, è indubbio che in questo modo vi sia un notevole risparmio di costi sugli immobili e sui consumi, nonché una gestione ottimizzata del personale e un aumento di produttività dei dipendenti, che statisticamente apprezzano soluzioni ibride rispetto alla vita d’ufficio cinque giorni su cinque.

Utilizzando un software di prenotazione come Far Booking, inoltre, tutti i dipendenti saranno agevolati nella prenotazione del proprio spazio di lavoro. Grazie al check-in a distanza non occorrerà aspettare in sede e si potrà accedere agevolmente ai vari spazi prenotati. Inoltre, il software collegato a un calendario condiviso permette a tutti quanti, membri dei vari team e dirigenti, di avere sotto controllo la situazione delle prenotazioni. L’azienda potrà così tenere traccia in maniera semplice e veloce di chi sta utilizzando lo spazio, assicurandosi anche che questo venga usato in maniera efficiente.

Insomma, adottare un meeting room system può agevolare un’azienda sotto numerosi punti di vista, adattandosi in fretta ai cambiamenti più recenti del mondo del lavoro e potendo così offrire soluzioni che ottimizzino la gestione delle risorse umane e degli spazi condivisi, il tutto riducendo perdite di tempo e denaro.