Perché è ancora importante gestire al meglio le sale riunioni

Per gestire al meglio le sale riunioni, oggi, non basta fornire uno spazio adeguato a ospitare partner e  clienti per discutere di business e progetti.Come vedremo in questo approfondimento, ciò che fa la differenza è l’efficienza di tutte le fasi di pianificazione, a partire dai dettagli logistici, cioè il dove ed il quando. Soprattutto, per quanto riguarda il servizio di booking, le meeting rooms spesso sono servite in modo piuttosto limitato, con un sistema di gestione spartano che richiede accessi laboriosi oppure l’interfacciamento con il personale.

Logistica più efficiente? Ecco come

Le sale riunioni sono linfa vitale per aziende e organizzazioni. Solitamente sono gestite in modo piuttosto basic, ovvero tramite l’assortimento di elementi essenziali per accogliere partner e clienti dinanzi a un tavolino. Al di là di questi aspetti, però, in genere non si fa molto per migliorare l’esperienza utente. Anzi, in molti casi non si prende nemmeno in considerazione l’idea che anche la gestione delle sale riunioni possa diventare un’opportunità per mostrare l’efficienza aziendale e la capacità di adottare soluzioni in grado di semplificare e migliorare le attività quotidiane.

Per esempio, c’è un elemento in più che può davvero fare la differenza, poiché è in grado di migliorare l’efficienza organizzativa, ridurre i tempi e anche gli eventuali errori derivanti da una gestione manuale o comunque di impronta fortemente analogica. Ci riferiamo ai meeting roombooking system, soluzioni nate per sfruttare le innovazioni digitali in ambito aziendale attraverso l’azzeramento di due elementi che, molto spesso, possono trasformarsi in ostacoli per la produttività: spazio e tempo.Vediamo il perché.

I vantaggi dei meeting room booking system per l’organizzazione delle riunioni

Se c’è un vantaggio indiretto che la digitalizzazione aziendale ha portato nelle vite di organizzazioni e lavoratori, è il superamento dello spazio e del tempo. In pratica ha reso possibile lo svolgimento di mansioni a distanza favorendo la produttività pur non richiedendo la presenza fisica dei collaboratori in un solo luogo di lavoro.

Questo è anche uno dei principali vantaggi offerti dai sistemi di booking di sale riunioni per aziende, ovvero la possibilità di organizzare meeting in modo semplificato e senza alcun margine d’errore anche a distanza.  In pratica, grazie a una piattaforma di questo genere, è possibile eseguire una serie di attività che, in passato, erano svolte manualmente e che richiedevano la presenza fisica sul posto.

Dal momento che il mondo del lavoro assume una forma sempre più liquida, è chiaro che prenotare una sala riunioni a distanza e in pochi click o accedere a una panoramica delle ore disponibili, sia effettivamente un grosso vantaggio.

La piattaforma Far Booking ha esteso questo concetto di user experience migliorata a tutti i contesti aziendali. Sia dal punto di vista delle risorse gestibili, che vanno dalle sale riunioni ai locker, passando per le scrivanie per arrivare ai mezzi aziendali, sia dal punto di vista dell’esperienza utente. Il sistema infatti funziona sia attraverso App dedicata sia via Web, ma anche, per esempio, attraverso il calendario di Outlook.

Inoltre, attraverso l’adozione del digital signage, è possibile sia informare costantemente addetti e visitatori dello stato delle sale, delle riunioni in corso e di quelle programmate, sia disporre di veri e propri booking panel per la gestione delle risorse in autonomia.

Efficienza è sinonimo di semplificazione

Semplificare il lavoro superando le trascrizioni manuali o la necessità di impiegare un addetto allo svolgimento di questa mansione, insomma, è solo la parte più immediatamente evidente di un sistema articolato e funzionale, che permette una gestione sempre più ottimizzata, agile ed efficiente di tutte le risorse condivise all’interno dell’azienda.

La possibilità di pianificare e gestire sale riunioni anche a distanza grazie a un meeting room booking system, in conclusione, semplifica i flussi, riduce i carichi di lavoro e, soprattutto, elimina il rischio di compiere errori.

Gli strumenti come i meeting room booking system permettono sia alle persone di rimanere focalizzate sul proprio lavoro, sia di offrire a ospiti e visitatori un’esperienza migliore, con un interessante vantaggio di immagine che, ovviamente, si traduce in un vantaggio competitivo, essenziale per la crescita delle aziende impegnate, oggi più che mai, a rispondere alle continue sfide e ai cambiamenti repentini dei mercati globali.