Prenotazione sale meeting: un aiuto per la produttività e il welfare aziendale

Sono chiamati meeting room booking system e sono noti sul mercato come i migliori sistemi di gestione per la prenotazione di sale riunioni al servizio di aziende e organizzazioni. Oggi è possibile migliorare significativamente tempi, risorse e risultati di attività tipiche come la gestione di sale meeting e sale riunioni grazie alle innovazioni tecnologiche, che permettono di prenotare una sala riunioni, una scrivania o un qualsiasi asset aziendale da una semplice App. Ma in che modo uno strumento di booking system favorirebbe la produttività e la soddisfazione dei collaboratori? Qual è il filo conduttore che lega una piattaforma di prenotazione per sale meeting al miglioramento dell’ambiente di lavoro?

Welfare aziendale e meeting room booking system

Per rispondere a queste domande è doveroso soffermarci brevemente sul funzionamento dei software di prenotazione delle sale riunioni, strumenti in grado di facilitare sia la gestione interna sia l’accesso alle risorse da parte dei collaboratori.

Una prenotazione tradizionale, per esempio, avviene attraverso il confronto dal vivo tra il desk della reception e il collaboratore, che si accinge fisicamente a chiedere le disponibilità delle sale meeting di cui può usufruire. Oppure, nelle aziende in cui la trasformazione digitale è ancora allo stato embrionale, attraverso una serie di scambi di email o comunicazioni.

Con il software, invece, il collaboratore che necessita di una sala riunioni non dovrà fare altro che accedere tramite l’interfaccia di prenotazione, visionare le disponibilità e completare l'operazione. Il tutto avverrà in modo rapido, sicuro e ottimizzato ma, soprattutto, senza il bisogno della presenza fisica del collaboratore.

Soluzioni come Far Booking, oltre a rendere l’organizzazione più agile, offrono un sistema di gestione completo, che si integra perfettamente con i processi aziendali. Per esempio, se una sala viene prenotata per una riunione aziendale, è possibile notificare la richiesta di conferma a tutti gli invitati, semplificando anche il flusso di lavoro dell’organizzatore.

Quali sono i vantaggi per le aziende?

Un sistema del genere non solo semplifica le operazioni di prenotazione delle sale per meeting, ma previene gli errori tipici da accavallamento che derivano da una gestione fisica e manuale. Per di più, il collaboratore avrà accesso alla prenotazione della sala riunione anche da remoto e questo favorisce le nuove modalità di lavoro in smart working e hybrid working, che diventano sempre più preponderanti nelle aziende moderne

Grazie alle app e alle piattaforme di gestione delle prenotazioni, quindi, i collaboratori non devono più recarsi fisicamente presso il desk della reception ma, semplicemente, accedere via app o desktop sul quale sono registrati e abilitati. Ma non solo. Far Booking, per esempio, offre diverse modalità di ingaggio, che favoriscono la user experience: oltre ad App e Web App, è disponibile anche un plugin per Outlook che permette un’integrazione ancora più profonda con l’ambiente di lavoro.

Per tornare alla nostra domanda iniziale, ovvero su quale sia il legame che unisce welfare e innovazioni come le piattaforme di prenotazione delle sale riunioni, la risposta comprende innumerevoli vantaggi che elencheremo qui di seguito.

Semplificazione dei flussi di lavoro

L’obiettivo dell’integrazione dei software aziendali per la gestione delle attività di routine, come quella della prenotazione delle sale per le riunioni, è quello di favorire la semplificazione. Questo valore riduce tempi e costi di lavoro e si traduce in un miglioramento generalizzato degli asset allocati a vantaggio dell’intera organizzazione che, nel medio e lungo periodo, è in grado di trarre maggiori risorse da destinare a nuovi investimenti. Da un punto di vista della gestione dei collaboratori, invece, il beneficio riguarda la miglior destinazione delle stesse verso attività strategiche per l’organizzazione che saranno liberate da mansioni di routine per concentrarsi su altri aspetti.

Riduzione degli errori

La piattaforma di gestione delle prenotazioni risolve efficacemente l’annosa problematica degli over-booking e delle sovrapposizioni causate da trascrizioni manuali ed errori umani derivanti da incomprensioni o distrazioni. Quando si verificano imprevisti del genere, l’intera organizzazione ne risulterà penalizzata, causando uno svantaggio competitivo che si ripercuote anche verso l’esterno.

Miglior soddisfazione nell’ambiente di lavoro

Infine, un meeting room booking system offre l’opportunità per i collaboratori di accedere a strumenti di semplificazione che consentono loro di alleggerire i carichi di lavoro. Questo si ripercuote positivamente sulle risorse umane, che potranno accedere agli strumenti aziendali anche a distanza. Si tratta di un’evoluzione ormai strettamente necessaria visti i cambiamenti intervenuti sul mercato del lavoro che da un lato contribuisce a migliorare il focus e la produttività mentre, dall’altro, diventa un fattore di attrattiva per talenti e professionisti validi da far entrare in squadra.