Progettare gli spazi aziendali in base alle esigenze del personale

L'ambiente lavorativo in cui i dipendenti trascorrono gran parte della propria giornata ha un impatto significativo sul benessere e sulla produttività di un’azienda. Non è un caso che sempre più realtà si stiano concentrando sulla progettazione di spazi di lavoro che tengano conto delle esigenze e dei desideri dei propri collaboratori. Creare luoghi piacevoli, confortevoli e stimolanti può avere un impatto positivo sulla produttività, sulla motivazione e sulla retention dei talenti. A beneficiarne non saranno solo le persone, che comunque otterranno, indubbi vantaggi, ma l’intera azienda che vedrà la produttività e la workplace experience sensibilmente migliorate. In questo articolo andremo ad analizzare l'importanza della progettazione degli spazi di lavoro in base alle esigenze del personale, con un focus sui vantaggi e qualche spunto utile da applicare, per esempio l’uso di un room booking system per gestire al meglio postazioni e spazi comuni.

Come progettare gli spazi di lavoro: 5 consigli utili

La progettazione degli spazi di lavoro non è solo una questione estetica, ma riguarda anche la funzionalità degli ambienti. Mettere le persone in condizione di svolgere un ottimo lavoro, ma al tempo stesso salvaguardare il loro benessere, è di certo un asset su cui qualsiasi azienda dovrebbe puntare. Ecco cinque semplici spunti per progettare al meglio i propri spazi aziendali.

1)   Coinvolgere i collaboratori nella progettazione degli spazi

Le persone all’interno dell’azienda conoscono meglio di chiunque altro le proprie esigenze.Coinvolgerli nella progettazione degli spazi di lavoro può essere utile al fine di creare un ambiente adeguato alle esigenze di ciascun team. Questo è possibile tramite l’organizzazione di riunioni o sondaggi per raccogliere idee e suggerimenti, cosa che farà sentire coinvolte nei processi aziendali le risorse chiamate in causa. 

2)   Adottare un modello flessibile

I luoghi di lavoro devono essere progettati in modo flessibile, in modo da poter adattare ogni spazio alle diverse esigenze e attività. Ad esempio, potrebbe essere necessario predisporre aree per lavorare in gruppo, spazi appositi per riunioni, postazioni di lavoro individuali e anche aree relax. Anche quest’ultimo punto è fondamentale, al fine di garantire a tutto il team anche momenti dove poter prendersi una pausa, fare gruppo e poter condividere momenti extra-lavorativi, che andranno a fortificare il loro rapporto.

3)   Scegliere attrezzature e arredi adeguati

La scelta delle attrezzature è fondamentale per garantire la funzionalità degli ambienti di lavoro. Non solo gli arredi devono essere adatti a svolgere le varie attività, ma è anche importante puntare su attrezzature tecnologiche all'avanguardia, in grado di semplificare e migliorare le attività lavorative, dai computer ai software, passando per programmi di lavoro e tool che aiutino le risorse nelle loro mansioni. 

4)   Considerare lo smartworking

Al giorno d’oggi, qualsiasi azienda dovrebbe valutare di inserire all’interno delle proprie politiche interne lo smartworking. Gestire il personale con un modello di lavoro flessibile, che preveda che giorni di lavoro in remoto, può avere un impatto molto positivo sull’umore e il benessere dei dipendenti, che potranno calendarizzare le proprie giornate in ufficio e quelle invece che trascorreranno lavorando in smartworking.

5)    Introdurre un room booking system

Non certo ultimo per importanza, affidarsi a un software di prenotazione per le sale riunioni permetterà a tutti i vari team di gestire al meglio l’organizzazione delle proprie attività. Questi software sono facilmente integrabili e permettono a tutti i dipendenti dell’azienda di comunicare in maniera rapida ed efficace, condividendo calendari con le prenotazioni di sale riunioni, sale per meeting o call, ma anche organizzare al meglio l’arrivo di visitatori e gestire persino armadietti, parcheggi e altro ancora. Inoltre, un room booking system può aiutare l’azienda a diminuire i costi, sia in termini di denaro che di tempo, ottimizzando al meglio tutti i processi interni.