Riunioni e meeting online: vantaggi e sfide

Lavorare  online: una realtà consolidata per dipendenti e collaboratori

La digitalizzazione e l’avvento dello smartworking hanno certamente accelerato questo processo e i meeting online sono diventati parte integrante della routine lavorativa.

In ambito aziendale è indubbio che la comunicazione giochi un ruolo fondamentale e da sempre le riunioni rappresentano la modalità più efficace per allineare le varie risorse interne, confrontarsi con i vari reparti o anche organizzare meeting One-to-One con i dipendenti.

Oggigiorno i meeting si svolgono per lo più online e se da un lato questa trasformazione ha offerto nuove opportunità e soluzioni pratiche, dall’altro ha anche portato con sé alcuni aspetti critici da considerare.

Ecco perché anche le meeting room hanno cambiato ruolo, da semplici “sale riunioni” a luoghi attrezzati, adatti per gestire la flessibilità richiesta. Ma i meeting online sono ancora una soluzione universalmente valida? Scopriamolo.

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I vantaggi dei meeting online

Uno dei principali vantaggi dei meeting online è la flessibilità. Non è più necessario programmare lunghe trasferte o spostarsi fisicamente per partecipare a una riunione. Le persone possono partecipare da qualsiasi luogo, riducendo i tempi di viaggio e i costi per gli spostamenti.

Se prima tutto questo doveva essere giustificato da riunioni lunghe, impossibile immaginarci spostamenti anche di ore per una riunione di soli venti minuti, un meeting online tra più persone può durare anche solo una manciata di minuti, soprattutto nei casi in cui occorra allinearsi brevemente e programmare le varie attività della giornata.

Oltre al risparmio di tempo e denaro, in perfetto accordo con le nuove regole sulla sostenibilità, le riunioni online diventano estremamente semplici da organizzare se si utilizza un Meeting Room Scheduler, un software gestionale che aiuta le risorse a prenotare sale per le video call in maniera automatizzata.

Adottare una soluzione di questo tipo può garantire ottime prestazioni in termini di gestione del personale, consentendo un notevole risparmio di tempo, miglioramento dell’efficienza e della produttività. Inoltre, la prenotazione delle sale riunione può anche essere gestita tramite app, facilitando ulteriormente il processo.

Non va poi dimenticato il fatto che la maggior parte delle piattaforme di meeting online offre la possibilità di registrare la call. Questo può essere utile per rivedere i contenuti importanti, per coloro che non hanno potuto partecipare in tempo reale o per scopi di formazione e documentazione. Insomma, per trasformare quei compiti antiquati e tediosi come verbalizzare e sbobinare in qualcosa di davvero utile e molto più agile.

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Meeting online: le sfide da raccogliere

A fronte di tutti i vantaggi appena esaminati, bisogna tuttavia sottolineare alcuni aspetti che potrebbero risultare complessi da gestire in un contesto fortemente digitalizzato. Si tratta di sfide che è bene conoscere, per coglierle al meglio e trasformarle in opportunità.

In primis, sicuramente i meeting online non favoriscono la connessione personale. L’elemento umano, come è facile intuire, viene meno durante un meeting online: per questo una buona soluzione può essere alternare meeting in presenza, magari una volta al mese, così da riequilibrare questo rapporto.

Un altro aspetto da tenere presente è legato alle distrazioni e alle interruzioni. I partecipanti a un meeting online sicuramente sono più portati a distrarsi, possono disattivare video e audio e di conseguenza svolgere altre attività, controllare la mail o anche semplicemente assentarsi. Anche in questo caso una buona soluzione è cercare di coinvolgere i partecipanti, organizzare meeting con scalette precise e soprattutto evitare riunioni troppo lunghe per fare in modo che l’attenzione non si disperda.

Infine, vi è un discorso legato all’affaticamento digitale.

Troppe call online possono portare a una forte stanchezza mentale e visiva.

Stare di fronte a uno schermo per troppe ore può, a lungo andare, ridurre la concentrazione e il sovraccarico mentale. In questo caso, la cosa migliore da fare è programmare delle pause tra una call e l’altra, così da ritrovare le energie ed evitare eccessivi affaticamenti della vista e della mente. In questo, un Meeting Room Scheduler può sicuramente essere di aiuto, per “misurare” la densità e la frequenza di call in cui le persone dell’azienda sono coinvolte.

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Raccogliere sfide e opportunità di riunioni e meeting online

In conclusione, l’ascesa dei meeting online è un riflesso del progresso tecnologico e del cambiamento dei modelli di lavoro. Questo fenomeno ha indubbiamente portato vantaggi significativi, come la flessibilità, la riduzione dei costi di viaggio, e la possibilità collezionare e organizzare i materiali relativi alle riunioni. Tuttavia, come ogni cambiamento, questo presenta anche qualche sfida, per esempio la mancanza di relazioni personali, la possibilità di distrazioni e l’affaticamento digitale.

Affrontare queste sfide non è un compito semplice, ma esistono strategie e strumenti che possono aiutare. È fondamentale creare un equilibrio tra i meeting online e quelli in presenza, per mantenere viva la connessione umana. Strumenti come un Meeting Room Scheduler possono aiutare a gestire la frequenza dei meeting e a efficientarne gli obiettivi.