Edenred e farBooking: un modello globale per la gestione degli spazi di lavoro
Edenred ha adottato farBooking come piattaforma corporate per rendere più semplice e coerente la prenotazione di spazi e risorse in Italia, Francia, Grecia, Bulgaria, Belgio e Spagna.
Il progetto, nato con il nuovo layout della sede di Milano e l’introduzione del desk sharing, è stato esteso alle altre sedi territoriali e alle altre country del Gruppo per supportare il lavoro ibrido con un’esperienza comune, accessibile da app e web.
Oggi farBooking supporta la gestione degli spazi di lavoro di Edenred in 13 building distribuiti in Europa, con oltre 2.500 persone che utilizzano quotidianamente la piattaforma per prenotare più di 1.200 risorse.
“farBooking ci ha permesso di accompagnare il nuovo modo di vivere gli uffici Edenred con un’esperienza di prenotazione semplice e coerente. Nato con il nuovo layout di Milano, il modello è stato esteso alle altre country, offrendo alle persone più autonomia e all’organizzazione maggiore ordine nella gestione di spazi e risorse.”
Juliet Moretti
Head of Infrastructure and IT Operations for Northern Europe and Paytech
L'azienda
Edenred è un punto di riferimento nel settore degli employee benefit e offre alle aziende soluzioni digitali dedicate al benessere di chi lavora. La dimensione internazionale del gruppo richiede strumenti capaci di coniugare una governance corporate con esigenze locali diverse. Nel progetto farBooking sono coinvolte sei country: Italia, Francia, Grecia, Bulgaria, Belgio e Spagna.
L’adozione comune della piattaforma permette alle sedi di condividere un modello operativo coerente, mantenendo configurazioni e risorse adatte ai singoli uffici.
Obiettivo
Il progetto è partito dalla sede di Milano, dove il ridisegno degli spazi ha introdotto open space, desk sharing e sale riunioni distribuite nei diversi piani dell’edificio. L’obiettivo era sostenere il nuovo modo di utilizzare l’ufficio senza complicare l’esperienza delle persone.
Con l’estensione alle altre sedi, l’esigenza è diventata corporate: offrire un sistema unico e multicanale per prenotare le risorse, sapere cosa è disponibile e ridurre attività manuali, sovrapposizioni e incertezze.
“farBooking ha reso più semplice la prenotazione di desk e sale, riducendo attività manuali e conflitti e aiutando le persone a organizzare la giornata in autonomia.”
Alexandros Matiakis
Head of Infrastructure and Security - Edenred Greece
Le risposte raccolte nelle country convergono su quattro priorità:
- supportare desk sharing, flex office e lavoro ibrido;
- rendere le prenotazioni più ordinate e immediate;
- dare alle persone autonomia nella pianificazione della giornata;
- offrire maggiore visibilità su spazi, disponibilità e utilizzo delle risorse.
Soluzione
farBooking è la piattaforma corporate con cui Edenred gestisce oltre 1200 risorse distribuite in 13 building. Le persone possono individuare e prenotare gli spazi da app o web, con un’esperienza comune nelle diverse country.
Le risorse gestite comprendono:
- desk e meeting room;
- phone booth.
Le 23 mappe interattive rendono visibile la posizione delle risorse e aiutano a distinguere rapidamente quelle disponibili da quelle occupate. La delega delle prenotazioni consente di operare per conto di altre persone, mentre configurazione degli allestimenti e buffer time permettono di adattare regole e tempi alle esigenze dei singoli spazi.
Il modulo Prenotazione è il cuore dell’adozione; a Milano è stato appena attivato anche il modulo Gestione ospiti.
“Con farBooking mettiamo a disposizione dei colleghi uno strumento moderno per gestire gli spazi in un contesto di lavoro ibrido, con prenotazioni più ordinate, maggiore visibilità e più autonomia nella giornata e da oggi anche per l’accoglienza degli ospiti.”
Marco Balicco
Digital Workplace Manager - Edenred Italia
Un modello globale, adattato alle esigenze locali
Pur utilizzando una piattaforma comune, le diverse country Edenred hanno adottato farBooking per rispondere a esigenze organizzative specifiche.
🇮🇹
A Milano il progetto è nato per supportare il nuovo layout degli uffici e il desk sharing in un contesto di lavoro ibrido.
🇫🇷
In Francia, presso l'headquarter del gruppo, la piattaforma supporta la gestione del flex office attraverso prenotazione dei desk, mappe interattive e visibilità sugli spazi disponibili.
🇬🇷
In Grecia, farBooking ha contribuito a ridurre l'utilizzo di email, telefonate e file condivisi per la pianificazione delle presenze.
🇧🇪
In Belgio, la disponibilità in tempo reale delle risorse aiuta a prevenire sovrapposizioni e conflitti di prenotazione.
🇪🇸
In Spagna, i tablet installati presso le sale riunioni rendono immediatamente visibile l'agenda degli spazi, mentre la sede di Madrid utilizza la piattaforma per gestire l'alternanza dei team nei diversi giorni di presenza.
🇧🇬
Anche la Bulgaria adotta lo stesso ecosistema di prenotazione e gestione delle risorse definito a livello corporate.
I benefici
L’adozione multi-country di farBooking ha portato un modello comune per organizzare gli spazi, mantenendo la flessibilità necessaria alle diverse sedi.
Per l’organizzazione
- prenotazioni più ordinate e meno conflitti sull’uso delle risorse;
- riduzione delle attività manuali legate a email, telefonate e file condivisi;
- maggiore capacità di pianificare presenze e utilizzo degli spazi;
- gestione più chiara di permessi, regole e policy;
Per le persone
- esperienza di prenotazione semplice e intuitiva da app e web;
- più autonomia nel trovare una postazione o una sala e organizzare la giornata;
- meno tempo perso nella ricerca di risorse disponibili;
- percezione di spazi più moderni, accessibili e organizzati.
Il risultato è una soluzione corporate che avvicina governance globale ed esperienza locale: un’unica piattaforma, ma configurata per il modo in cui ogni sede vive e condivide i propri spazi.
“farBooking brings people and workplaces closer together.”
Pierre Wynants
ICT Infrastructure Manager BeLux
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